Hileli İşlemleri Önlemek İçin İç Kontrol Sistemi

Şimdi de hileli işlemleri engellemede en etkili faktör olan “İç Kontrol Sistemine” daha yakından bakalım.

İç Kontrol Sistemi Nedir?

Bu kadar hızlı değişen bir dünyada planlamanız ne kadar iyi olursa olsun onun başarılı olabilmesi uygulamanın ciddi ve etkin bir liderlikle sürdürülmesine ve ortaya çıkacak aksaklıkların zamanında belirlenmesini sağlayacak kontrol mekanizmasının oluşturulmasına bağlıdır.

İç Kontrol sistemi, finansal raporlamanın güvenilirliği, işletme faaliyetlerinin etkililiği ve verimliliği, yasalara ve diğer düzenlemelere uygunluk gibi parametrelerin kontrolünü içerir. İç kontrol, bu amaçların başarılmasına yönelik olarak yeterli ölçüde güvence sağlamak üzere oluşturulan ve işletmenin yönetim kurulu, yöneticileri ve personeli tarafından uygulanan tüm yöntem ve politikaları içine alan bir kavramdır.

İç Kontrol; uygulamaya geçmeden önce, uygulamalar esnasında ve uygulamadan sonra yürütülecek biçimde tasarlanarak hayata geçirilmelidir. Böylece aksaklıklar ortaya çıkmadan ya da ortaya çıkar çıkmaz belirlenerek, yöneticilere gerekli önlemlerin zaman geçirilmeden alınmasını sağlar. Stratejik açıdan arzulanan başarı düzeyine erişilebilir.

Tanımdan da anlaşılacağı üzere İç Kontrol; bir kurumun iyi yönetilmesi için yapması gereken her şeydir.

İç kontrol:

• İşletmenin omurgasıdır.
• İşletme içi bağışıklık sistemini değerlendirir.
• Her bir sürecin amacına uygun olarak yönetilebilmesi için konulan prosedürlerdir.
• İç kontroller süreç ve faaliyetlerin içine yerleştirilmiştir.

Mesela; yıllık izin kullanım prosedürü bir iç kontroldür, yönetim organizasyon şeması bir iç kontroldür, işe alım politikaları bir iç kontrol faaliyetidir, performans, liyakat sistemi, bütçe bir iç kontrol faaliyetidir.

Kısacası İç Kontrol; işletmede oluşturulan işleyiş, yöntem ve kuralların tümünü ifade eder.

Zayıf Kontroller Nasıl Oluşur?

Bu tür kontrolde; şirket ortakları, yönetim kurulu ve yöneticilerin tutum, davranış ve anlayışlarını organizasyon genelinde açık ve güçlü bir şekilde iletememektedir. Kontrol ortamının tesisinde en önemli kavramlar olan ahlak ve dürüstlük üzerinde yeterli odaklanma sağlanamamaktadır. Uygulanan kontroller yazılı ve resmi değildir. Hata ve suistimaller oluştuktan sonra fark edilmekte, şirket sahipleri ve yöneticilerinin yaptığı rutin olmayan işlemlerin incelenmesine ilişkin prosedürler uygulanmamaktadır.

Kontrollerin yetersiz uygulanmasından dolayı birçok hata, hile ve suistimal engellenememektedir. Bu noktada denetleme esnasında en çok karşılaşılan hususlar:

• Kasadaki paranın kötüye kullanılması (gereksiz harcamalar, alınan avanslar gibi),
• Mutabakatların yapılmamasından dolayı cari hesaplarda hata ve suistimallerin olması,
• Yüksek maliyetten ürün ve hizmet alınması (tekliflerin yetersiz alınması, yetersiz pazarlık veya üçüncü taraflarında içinde olduğu suistimaller),
• Gereksiz fazla stok ve sabit kıymet alımları,
• Hırsızlık, zimmete para geçirme,
• Mevzuata uygun olmayan gelir ve giderlerin defterlere işlenmesi,
• Uygun onay mekanizmalarından geçmemiş işlemlerin yapılması olarak özetlenebilir.

Zayıf kontrol ortamının oluşmasını engelleyecek en önemli unsur, iç kontrolün ne olmadığını anlamaktan geçiyor.

İç Kontrol Ne Değildir?

İç kontrol denetim faaliyeti olmayıp yönetimin sorumluluğunda olan bir faaliyettir.

İç kontrol, yazılı prosedürler ile başlamaz. İç kontrol, güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar.

İç kontrol, sadece mali bir konu değildir. İç kontrol idarenin tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve tüm birimlerini ilgilendirmektedir.

Şirketlerde İç Kontrol Sistemi Neden Kurulmalıdır?

Etkin bir iç kontrol sisteminin tasarlanması ve uygulanması şirket içinde hata ve suistimallerin asgariye indirilmesinin çok daha ötesinde, “şirketin sürekliliği” ve “sürdürülebilir büyümesi” ve “güçlü şirket” olması için gereken şartlardandır.

İç kontrol temelde bir şirkette:

• Hata ve suistimallerin önüne geçmek,
• Yasa dışı davranışın önüne geçmek,
• İşletmede disiplinsizliği azaltmak,
• İşletmenin rekabetçiliğini geliştirmek,
• Hatalı karar verilmesinin önlenmesini sağlamak.
• Hedeflere ulaşılmasının sağlanması,

Sonuç olarak; etkin bir iç kontrol sistemi şirkete birçok açıdan değer katar ve şirketin sürdürülebilir bir büyüme stratejisi oluşturmasına destek verir.

İç Kontrolün Faydaları Nelerdir?

• Hataların ayıklanması yerine hataya neden olan faktörlerin belirlenmesini,
• Hataların tekrarlanmasını önlemeye yönelik sistemlerin geliştirilmesini,
• Ana noktaların kontrolünü,
• Genellemelerden kaçınarak, tüm verilerin sağlıklı, rakamsal ve görsel olarak ifade edilmesini,
• Hileli işlemlerin oluşma riskini azaltmayı
• Uygulamaların mutlaka yerinde izlenmesini sağlar.

İç denetçi, kurum faaliyetlerini ve finansal sonuçları değerlendirirken temelde iç kontrol sisteminin etkinlik derecesini ölçmektedir.